展会活动策划孕育着巨大的商机，具有促进联系与交流的作用，展会办的好，会找到很多客户。所以想要成功策划举办一场展会活动并没有想像中的那么简单，最起码你要知道一场展会活动需要哪些步骤来完成，千禧晨活动策划公司给你介绍下，展会活动策划执行的13大步骤。

1步：了解展会情况收集资料

与主办单位取得联系，对方会传真或邮寄给您报展文件。这些文件应包括展览会介绍资料、参展申请表格、参展费用、有关服务、展馆展位图、参展人员手册等。

2步：确定展位

展台的位置由主办者全盘规划，按照产品和服务的内容、行业、地区等因素安排展台的位置，或者是以展位费的多少来区分位置的好坏。主办者提供的展位图上标出了哪些位置可供选择。人潮流量最高的地方是靠近入口及出口处、洗手间、休息室及饮食区，总之，越早将参展申请表格递交给大会主办者，越容易得到好的位置。

根据自身需要与主办方联络沟通后，填好参展表格、返回给大会主办者、并得以确认之后，您还要将全部或者部分展位费作为定金汇至主办者，这样您的展位便得到好的位置。

3步：做好费用预算

展会活动策划费用包括展位费、展位装饰装修费、展品运输费、机票火车长途车费、市内交通费、食宿费、必要的设备、租赁费、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。做参展经费预算时，还要加上总费用的10%，作为不可预见费用的支出。

4步：确定展位装修方案

展台一般分为三种形式，一种是标准展位，一种是改装后的标准展位，最后一种是在光地上搭建起来的特装展位。根据实际需要和预算确定装修方案。

5步：租用申请及活动申请

大多数参展商会有各种临时租用物品的需要，这里包括桌、椅、柜子、沙发、电话线、网络接口等，还有如果您在展览中要有大的用电量、使用上下水、煤气、天然气等，您一定要在参展申请表格中加以说明、特别强调，在收取一定的费用后，大会主办者会安排提供这些服务。

一般的展会都会有同期举行的各种技术研讨会、交流会、新闻发布会等，这些活动说明都在《参展商手册》中详细列出，您可以根据实际需求填写表格报名参加，收费的活动在您交纳规定费用后将由主办方确认。另外您需要自己举办一些现场活动和会议活动，也需要将活动方案和预定的会议室提前报给主办方，得到许可后才可执行。

6步：制定宣传计划

展会一般都会提供各种广告服务为您更好的宣传企业，所以要在开展前就制定好展前、展中及展后的宣传计划。

展前宣传几个途径

1)展会出版的《会刊》，这里可以免费列入每个参展单位的名称、地址、电话、联系人、甚至产品介绍，如果有可能还可以付费刊登广告，这是展览会的重要一环而不可忽视，它是展览会的延续。

2)通过网络媒体和其他新闻媒体发布参加展会的新闻，介绍企业在展会上的新动态亮点，吸引潜在客户来展会上参观你的展位。

展中宣传的几个途径

1)醒目、独特的展台设计是吸引观众眼球的好方法。

2)派发一些小礼物和举办一些现场小活动也是很好宣传手段。

3)与主办方租赁展场内外的实体广告位更是夺人耳目，一般有气球条幅、气球门、墙体广告、户外广告牌、广告旗杆、室外三角立牌、灯箱广告牌等。

4)召开产品发布会、新闻发布会等，举行各种活动展演。

5)收集展会来访者信息做回访。

6)撰写参展效果和报告新闻发布在新闻媒体上。

第7步：资料展品的准备和运输

参加展览会之前您要准备足够的宣传资料，包括名片、产品介绍、公司介绍、产品价格清单，其使用量往往会超过您的预料，所以要做好充分的准备工作。

展品的运输在主办方提供的《参展商手册》中有明确的规定，里面有展品运输的提货负责人的姓名和收货地址，您可以按此将展品提前运往展览所在地。另一便捷的方式是委托运输代理，运输代理提供门到展位到门的服务。

第8步：预定行程和住宿

一般参展人员需要提前1~3天到达展场所在城市，展会结束的第二天离开，所以您可以根据展会的时间来确定往返行程。主办方一般会提供代订回程票的服务。

在主办方提供的《参展商手册》中会有会务接待方面的介绍，里面会为您提供几家到几十家不同档次的酒店，一般比门市价格低很多。很多展会也会开通从酒店到展场的免费班车接送，这样会节省不少时间和费用。

另外如果您有考察游览的需求，也可以提前与主办方提出，一般主办方会根据客人的需要提供个性化服务。

第9步：交纳所有费用

按照提交给主办方的预定租赁表格向指定帐户交纳所有预租费用，将展位费的剩余部分结清，一般展会主办方均要求在开展前一个月结清所有展位费用。主办方将在开展时提供发票。

第10步：领取证件

参展人员报到时，大会主办者会提供参展商证，一般一个标准展位提供2-3个参展证。这也是通行证，在整个布展、展览和撤展期间有效。入场券大会主办者视展位面积的多少分配给每个参展单位一定数量的展览入场券甚至开幕式请柬，这给您提供了联系客户和关系单位的机会，您可以列出名单，将入场券和名片一起寄给这些嘉宾，邀请他们前来参观和见面。

第11步：布展及清洁

大会组织者通常会给布展留出足够的时间，大会展览会的布展时间为2-3天，并且可以在正常工作时间之外加班施工。步展前请施工单位严格按照《参展商手册》上的规定提交材料报批，并交纳相关管理费用等。

大会免费提供参观者通道和其他公共场地的清洁卫生，但展位内的清洁通常由参展单位自行负责。

第12步：开展

所有的准备工作完成后，您可以有条不紊的实行展示计划。如果现场遇到突发事件，需要立即联络主办方设立的现场办公室和场馆负责人，他们的联系方式在《参展商手册》中有详细说明。

展台的工作人员要详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆;对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承，必须按质按期完成，以取得客户合作信心;每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便即时处理及回应。

第13步：撤展

展会的最后一天下午一般为撤展时间，根据撤展速度而定，一般都可以延长至晚22点。

参展商办理退回所租设备手续并经确认后取回押金，之后办理物品出馆手续即可出馆

展会活动策划执行总结：

展会对于参展商来说也是一种营销平台。展会相对其他营销渠道(硬性广告、上门推销等)而言有一个明显的优势就是专业性强，展会所聚集的都是一些专业的采购人士，他们有硬性的需求，更懂得产品的价值，更容易对你的产品感兴趣，因为面对面的交谈更容易增加客户对你企业及产品的信任度。据统计，43%以上的中小企业依靠展会的订单完成了他们当年销售量的一半!