活动策划预算的细分——成本表

上海实惠活动策划公司：活动策划预算的细分成本表

当你开始策划活动时，应在成本表上列出你规划的预算，这样你可以清楚地知道哪些项目可以在不超出预算的情况下添加进去。成本表也告诉你应如何使用资金，帮助你看到还有其他可选项目，并看看如何在不超出预算的情况下实施这些项目。例如，在你列出成本表、了解了预算的收支平衡点后,你可能会决定采用饭店所提供的简单蜡烛，而不是使用复杂精美的花饰，以便把省下来的钱用在鸡尾酒招待会上。你的目标是创造一个令人难忘的活动，并使开支不超过预算。你需要确保自己采取了所有可能的措施来达到这个目标。不要等到活动结束时才发现自己已经远远超出了预算。

由于每一次活动都有不同的内容，所以成本表没有固定的公式或模式。当你开始建立成本表时，应该从头到尾预想一下你的活动，并拟订一个大纲，然后再回头逐条填写所需资金。记住，所估算的费用一定要用书面形式表达出来，不要接受口头的东西。人员变动非常普遍他们今天还在这里，明天就可能走了。你需要书面确认哪些项目包括在内，哪些不包括在内，并要求供应商们详细列出每个项目。即使是一些看似不重要的项目，也请他们给出具体详细的说明。例如，小费问题，是否要把小费计算入总成本？还有没有其他内容也应考虑列入成本表，比如小费附加税？这笔钱可以列入成本里，尤其是如果它影响了食品和饮料的价格。同样，对食品和酒所征收的税费可能不同，有时对酒要征收10%的税，食品则是8%。千万不要只靠主观猜想。

弄淸楚还有什么额外的费用，一定要将其纳人到预算中。例如，有的会场会按你实际所用的电量收费。在这种情況下，为了准确地计算成本，你可以参考最近刚举行过的同类活动的成本数额，从而估测你需要多少预算。就娱乐项目而言，必须向艺术家支付一定的版税(在美国支付给ASCAp或者BMI这样的机构，在加拿大支付给SOCAN).要确保你的计划书中要开列为你操办娱乐项目的公司须支付的版税。计算机的电子表格程序(例如Excel)可以很快帮你计算出不同数量的客人所需要的总成 本。你也可以很容易地添加和删除一些项目，然后看看它们会对底线产生怎样的影响。

根据项目的添加和删除情况，不断地更新你的预算，并把这些文件存放在 不同的档案里，给它们注明日期，编上号码(如，修订本1修订本2）。你必须随 时掌握预算的情况，以便对于应该包括哪些项目做出合理的决定。账单来的时 候，要先核实一下再缴费。要确保你所支付的费用是双方已协定好的，不会出 现让人感到意外的情况。适当调整你的成本表。每收到一张账单，把账单所示 的实际费用记录在成本表上，与原先预测的数额进行对比。预测的数额准确 吗？是否有些费用是你预先没有估算到的？特别注意账单上有没有什么项目是 经过口头批准、而且已经付费但却没有被记录下来的。这些费用对底线有什么 影响？你是否应该在其他方面调整预算来弥补这部分花销？

当你从创造性的策划阶段进人实际操作阶段时，你起初决定安排的一些项目可能会发生变动。例如，你原计划打算用一个标准的开放吧来迎接客人，后来又决定改用一种特色饮料，而这种饮料需要租用特制的玻璃杯来盛。这笔租金会对你的预算产生一定的影响。渐渐地，费用就会积少成多。如果你没有及时更新成本表，那么你的预算可能会变得非常混乱。通过不断地更新成本表，你的预算就会与实际发生的费用更为接近，同时这也使你能够临时添加一些项目，经常会有这种临时情况出现及时掌握财务情况还能有助你做出负责任的决定，例如，你在晚餐后提供开放吧，还是提供现金吧？也许你还有足够的资金为客人准备一个纪念品。

支付计划

在签订合同之前，你应该准备一个支付计划，以便考虑是否需要调整某些 載止日期。如果是为了配合支票或现金的交易而调整支付计划的话，饭店和其 他单位一般都会比较配合。成本表是你制定支付计划的基础。如果原计划的项 目或客人数量有变化，支付计划也要相应做出调整。在支付下一笔款项之前要 根据变化调整数额。

邦行公关，14年活动策划执行经验，是上海实惠活动策划公司，欢迎咨询 Tel:400-881-6275

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