签到需要注意的问题

上海专业策划公关活动公司 活动策划：签到需要注意的问题

问：需要多少把椅子？场地免费提供还是要额外收费？

答：在计划阶段认真估算一下大概需要多少把椅子。他们提供的是标准的宴会用椅，还是笨重的不易搬动的大椅子？登记处的椅子要注意选用合适的，因为工作人员经常需要来回走动。

再强调一次，不要主观臆断，认为所有场地的椅子都够用，或者正符合你的活动的要求。例如，剧院里只有为数不多的供经理和领位休息用的椅子，可能都不够登记处用的，而且很可能还不统一，有些还有待修理，尤其在你租用老场 地的时候这类问题更多。

问：你需要多少个支架或标示牌用架？

答：标示牌是活动的一个重要组成部分，届时你需要制作多少个标示牌或海报？是否需要支架或标示牌用架？有没有需要挂起来的？他们是否都是统一规格，还是大小、形状各不同？

问：标示牌用架免费提供还是要另行付费？预订数量是否有限制？挂图架呢？

答：提前弄清楚标示牌用架和挂图架的数量有多少，是否同时还有其他活动在举行。它们够用吗？能满足你的需求吗？架子是免费提供的吗？如果不是，要花费多少？是否需要从外面的供应商那里租赁标示牌用架？在登记处和开会的时候挂图架用得较多，使用挂图架纸张和笔可能要付租金，这些在做预算时都要考虑进去。

问：标示牌用架状况如何？

答：标示牌是统一规格的，还是大小不一？是否曾因撞击而出现缺边或者因年久而走样？是稍微装饰一下就可以用吗？还是状况太差只能用新的？架子的尺寸与你的标示牌的尺寸相配吗？

问：有横幅吗？允许挂吗？挂上去和取下来要付多少费用？

答：如果挂横幅要用到移动升降机或者至少3、4个小时的人工的话，那花费可就大了。要提前了解大概会花费多少，并列入预算。横幅多大？该在什么地方挂？是否需要中间留风孔以方便风吹过？需不需要加固孔眼的环？这些横幅以后还用不用？横幅是挂在室内还是室外？是否需要防雨型的？所用地点不同，所需材质也不同。

问：有没有需要往墙上挂的东西，场地会不会允许？

答：首先要问的问题就是能不能往墙上挂东西。五星级的饭店、高档餐厅和私人会所很可能都不允许，那么你就需要想出一些有创意的办法来展示你的物品。在艺术展上通常把画挂到链绳上，链绳再挂到天花板上，或者用5 形的钓挂在专用板条上，也有的挂在大木架上或者家具上。挂在家具上可以 起到展示效果，同时家具还会为画作锦上添花。标示牌可以做成独立支撑的，家具和道具可以租赁。墙可以用布包起来，这样不仅可以改变整个场地的模样，还可以悬挂一些物品。如果是艺术主题的活动，可以把标示牌放到装饰华丽的画框里，然后靠在墙上。这种画框在跳蚤市场就可以买到，喷一下漆就可以了。小茶点可以根据画家们的爱好配上各种不同颜色的沙司，旁边放一罐用过的画刷，刷头与沙司同样的颜色。设想一点独出心裁的地方来吸引观众的眼球。

问：场地有没有电源延长线，使用是否要付费？安装电源延长线有什么规定吗？

答：电源延长线通常都是要付费的。你要搞清楚要多长、要多少以及如何安排。要把延长线用胶带固定在地面上以防绊倒人。要选用与地越颜色相配的胶带，以免被看出来。看看场地是否允许使用胶带还是有什么其他要求。为了安全起见，场地会要求由自己的员工安装并且粘贴所有的电源延长线以达到他们要求的标准。

问：在使用电话机、手机、对讲机等通讯工具方面有什么要求？

答：可能需要安装电话线。不要只依靠手机或者对讲机，因为有时在室内信号不好，即使你事先测试过，通话质量也可能因附近的活动而受到影响。在所有能用到手机和对讲机的地方测试一遍，如果可能的话，不同型号的都试一遍，看在什么地方、哪种型号的最合适，一定要确保备用电池足够用，从布置到撤离，通常需要24小时或更长的时间提醒一下，仅仅是提醒，如果有人看见你用手机，不久就会有一帮人来向你借用一会儿，打个短电话，这样你的电池很快就会消耗掉了。所以，多带些备用电池或者学会拒绝。搞清楚什么地方有公用电话，手头上要有备用的零用钱，这可比让客人用你的手机便宜多了。礼貌地告诉他们，你手机快没有电了，附近就有公用电话。如果他们没有零钱的话，你可以给他们提供（饭店里面有礼品店， 办理离店手续的柜台有零用钱可以换，其他地方，例如会展中心，可能没有能换零钱的地方）

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