做活动钱要用在刀刃上

要提高活动运营的效益，一是开源二是节流。提高团队管理水平，也是能否节约成本的一个重要因素。做活动往往是劳动密集型的，如果是在异地做活动，团队本身的衣食住行就是一笔庞大的支出，比如说，住五星级酒店与租用民房费用差别就很大;选择什么样的交通工具、通过旅行社预定团体票与单个的临时买票，差别也很大;有的活动需要动用几十人、几百人、甚至几千人，是购买盒饭还是自己动手制作工作餐，成本差别都很大。这指的是硬性成本，更重要的是在各个资源的调配方面，一旦公司做大做强、形成了一定规模的资源调配网络的时候，很多资源便可以就地调配，减少了中间环节、流通成本、物流成本以及人员成本。

其中的物流成本里包括几个环节，首先是设备的交通成本，比如说平时做活动，需要将道具从长沙调到海南，往返要两天，但如果我们有了便捷的资源网络，就可以直接从海南、湛江或广州就近调配设备，这样，不仅节省了时间还可以节省相应的运费。艺人也是如此，如果在成都做活动，就可以近水楼台的在当地找舞蹈团队或者档期相吻合的艺人。

去年7月，新活动传媒成功运作的哈萨克斯坦-海南推介会就是一个很好的例子，原本表演的舞蹈团要从长沙调过去，后来导演经过商议后决定直接从北京调，而且北京有专业的舞蹈团队，资源可能更好，自然就节省了北京往返长沙的交通成本。同样，机器设备也是在哈萨克斯坦当地租借的，不仅节省了成本，还免除了报关方面的麻烦。当然，前面我们也强调了，能够合理的调配资源、节约成本，如果没有长期积累的资源网络是不可以想象的，要知道，罗马可不是一天建成的。

但是节省活动成本并不意味着要以降低活动的质量标准作为代价。

对于活动公司来说，一方面不能多花客户的钱，另一方面却要给客户提供最好的服务，这是活动运营公司赢得客户的基本前提。这个看似矛盾的问题，其实操作起来也很简单，就是把钱要用在刀刃上，有句土话说得好：“骑毛驴儿上酒吧，该省的省，该花的花!”，但不能为省钱而省钱，有时候在小的地方省钱了，结果可能得不偿失，甚至酿成大错。

新活动传媒做活动时，对外请的艺人给予的待遇总是超过标准，对自己的工作人员则能省则省，特别是在食宿方面，前提是质量予以保证。2007年广东国际旅游文化节开幕式筹备期间，工作人员的盒饭一开始是在一家较小的餐馆订做的，价格便宜，低于广州平均价格。但当发现它的质量与卫生状况不稳定时，公司立即找到广州最正规、规模最大的快餐店提供盒饭。道理很简单，如果工作人员吃不饱吃不香，会影响精神和体力，进而影响工作效率。如果卫生再出问题，造成非战斗减员，则会直接耽误筹备和开幕式演出，这个损失就太大了。

有些时候做活动还会出现超支的情况，但是为了提高公司的知名度和本着对客户负责的态度，也为了建立更好的、长期的客户关系，即使费用超支了也必须将活动做完做好。比如天娱传媒在做宁乡国际佛文化节活动的时候，邀请了香港的曾志伟先生做主持人，他当时在美国，因天气原因飞机根本无法起飞，但是活动不等人，为了对观众负责，导演组只好决定临时换人，由他的儿子和另外一位香港艺人张国强先生顶替他出席，可是问题又来了，当天晚上香港至长沙的机票已经全部售空，火车又太慢，在这种情况下，可以从本地另选主持人，但公司没有这样做，而是当机立断，决定开车去接!派两名经验丰富的司机不分昼夜从长沙开到深圳罗湖口岸接，回到长沙现场的时间离活动开始只有不到两个小时，不仅惊心动魄，开车的成本甚至比机票高出很多，但是，为了保证客户的利益，活动策划，也为了保证宁乡国际佛文化节不缺失亮点，就必须这么做，这个时候该增加的费用就一定要增加。所以，我们在做预算的时候，通常也会做一个不可预计的费用预算。