会议活动浅谈大型活动之组织与管理
本人由于个性和爱好使然，一直从事着各种类型活动的策划和组织之工作，因此也常感被这种落后管理方式拖累的筋疲力尽。但是所谓吃一堑、长一智，教训需要总结、经验总在积累，本人欲把自己曾在活动的组织和管理过程中的遇到的若干教训和经验拿出来和大家交流，以求大家互相扶持，共同进步。
由于活动的种类繁多，本文所论述的活动种类主要包括各种大中型演出活动、公关活动、赛事、促销活动、客户答谢会(联谊会)、各种派对、时装发布会等参与人数在200人以上的活动。其他类型的活动在这里就不加详述，但大多都有相通之处，只是大同小异而已。
一 现在大型活动的组织与管理中的典型问题
1、 劳动强度大：由于没有一个合理而科学的管理和执行规划，往往是事到临头才找人去做，所以在活动期间内人员的体力和脑力严重超支，往往每天只能睡几个小时或者根本就没有睡眠时间。
2、 财务预算超支：由于没有对活动过程中的各种支出做出一个比较详细而严密的预算，所以在活动的执行期间往往会冒出很多预算之外的支出，使活动结果的结算时严重超支。
3、 活动过程混乱：由于在活动执行前期的分工混乱，缺乏规范的管理，直接造成活动执行过程中的人员调配、流程执行等环节的混乱，严重影响了活动质量。
4、 管理观念落后：现在很多活动的组织、承办方的负责人有很多都认为，做活动本来就是一个繁杂的事情，活动过程就应该乱、就应该忙、就应该累，他们把活动执行过程中容易出现突发事件、事务繁多、时间集中的特点当作一种忙、乱、累场面的必然理由。殊不知，科学管理的实施初衷和基本作用就是为了防止和应付计划执行过程中的突发事件，尽量减少突发事件对计划执行的影响。我们今天提出提高活动管理效率的目的，也正是科学地研究活动执行过程中的方方面面，以求提前规划，科学执行，尽量减少我们现在所出现的不必要的人力、物力和财力的浪费，从而也最终提高活动的质量。
二 举办大型活动的相关程序和法律规定
(一) 活动策划阶段
从程序上说，大型活动策划和实施，要按照科学的管理步骤来执行：
第一，立项。
第二，进行调查和可行性研究。
第三，提炼主题，进行创意。
第四，活动策划，方案论证。
因为关于活动策划并不是本文的重点，所以在这里就不加详述了。
(二)办理审批手续
根据《中华人民共和国行政许可法》第二十九条规定，公民、法人或者其他组织从事特定活动，依法需要取得行政许可的，应当向行政机关提出申请，待取得相关部门批准后方可实施。
但我们一般常见的活动，主要需要报批的主要有文化厅(局)、公安、消防和环卫四个部门，其他的申报行政机关也有可能出现，但通常机会比较少，主要以上面四个机关居多。具体情况如下：
1、需要向地方文化部门报批的方面。
需要向地方文化部门报批的主要是活动中的演出方面，由于大多活动都或多或少带有一定的表演内容，根据《营业性演出管理条例实施细则》第三十条规定任何单位举办营业性演出活动，都应当委托演出公司承办，并按照规定办理审批手续。《营业性演出管理条例》第三十二条规定，占用公园、广场、街道、宾馆、饭店、体育场(馆)或者其他非营业性演出场所举办营业性演出活动的，应当报经当地县级以上地方人民政府文化行政部门、公安机关和其他有关部门批准。
申请时应提交的文件有：
(1) 演出申请书;
(2) 与演出相关的各类演出合同文本;
(3) 演出节目内容材料;
(4) 营业性文艺表演团体的《演出证》。
《营业性演出管理条例》所称营业性演出包括下列方式：
(1) 售票或者包场的;
(2) 支付演出单位或者个人报酬的;
(3) 以演出为媒介进行广告宣传或者产品促销的;
(4) 有赞助或者捐助的;
(5) 以其他经营方式组织演出的。
其他有关详细规定请参阅《营业性演出管理条例》和《营业性演出管理条例实施细则》。
2、关于公安部门的报批
为了保证各项活动的正常进行，维护社会治安秩序和公共安全，保护公民、法人和其他组织的合法权益，公民、法人或其他组织在举行活动之前必须报县级以上公安部门申请批准。申请时提交一下文件：
(1) 活动方案和说明;
(2) 活动安全保卫工作方案;
(3) 场地管理者出具的同意使用证明;
(4) 申请人身份证明及无违法犯罪记录等;
(5) 法律、法规和规章规定须经有关主管部门批准的活动，应当同时提交有关批准文件。
其中活动安全保卫工作方案主要包括：
(1) 活动的时间、地点、人数、规模、内容及组织方式;
(2) 安全工作人员情况、数量和任务分配、识别标志;
(3) 场地建筑和设施的消防、安全情况;
(4) 入场票证的管理、查验措施;
(5) 场地人员的核定容量;
(6) 迅速疏散人员的预备措施。
