活动策划大型会展中的活动策划模式

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会展业作为新兴服务业,是2l世纪的朝阳产业,有着巨大的发展潜力.它带动纺织服装,住宿,餐饮,通讯,旅游,购物等相关产业,目前,我国会展业从业人员已达100多万.随着中国加入WTO,特别是大陆和港澳CEpA安排的实施,外商也越来越看好中国会展业,中外会展企业的合作呈现多层次,全方位态势.美国,德国,英国等会展业发达国家的一些著名公司都在寻找与中国的合作项目,或合作建立企业,或合作办会展,形式多样.另对外开放的进一步扩大,不仅带来新的资金和投入,更重要的是带来新的经营方式和经营理念,必将进一步推动我国会展业更好地发展.

会展业中的策划人才也已成为目前社会最紧缺的人才之一.研究如何策划会展成为热门话题,而其中的活动策划是如何成功策划会展的关键一步.

一.大型会展活动现状

(一)会展整体现状

会展是一种具有贸易,展示,信息聚拢和信息发布四种功能的集会,相对而言,会展中的活动就是此类集会发挥功能的一种工具.

会展的发展初期,它是贸易的有效途径,商人为了可以获得更多的贸易成交而参展办展;从第一届世界博览会1851年开始,随着会展的规模越来越庞大,它的作用也被重新挖掘,信息展示,聚拢,发布,会展成为企业或组织建立,展示形象的一个大型舞台.

由此,已经很少有会展仅仅举办一个展览或会议,主办者们都会在会展期间穿插一些相关活动,是使会展成功的必要部分.无论是主办者还是参展商,都会多多少少举办一些活动来活跃整个会展气氛.例如,正在举行的2005年上海市国际汽车工业展就策划举办网上展览互动,高层次论坛,F1联动,评选活动等多种活动,在原本就人气颇高的车展上把参与者的积极性不断提高.

会展中的活动一方面可以给会展创造良好的气氛,另一方面又可进一步丰富,扩展并完善会展的功能.

(二)相关活动的分类及现状

参照现时会展的现状,按活动形式,可以把相关活动可以分为会议型,庆典型,展示型,综合型.

在会展中,会议型,是以论坛,技术交流会,研讨会等活动形式出现的.参加者多为著名的学者,专家,企业和政府官员,他们交流行业内部的最新消息,传播新技术,倡导新思维和新理念.庆典型,这个形式在会展中也是十分常见,一般在会展的开幕以及闭幕中出现,也有展览策划者把表演放在会展期间来提高会展的被关注度,或是企业推出新品展示的表演活动.展示型,新品发布会便是典型的展示型活动,许多企业会利用会展期间的媒体注意度来发布新产品,不但节约了公关成本,也把产品信息呈现给更多目标消费者.综合型,则要比表演更加能够激发参展者和参观者的积极性,特别是一些专业性的比赛特别能够吸引到一些企业的参与,对于招展而言最有帮助.

按活动目的可以分为传播主导型,营销主导型和混合型.

传播主导的活动对于会展而言是一个有力的营销工具,在会展期间以宣传为主要目的地举办一些表演,论坛,研讨会等活动可以为会展招揽人气,吸引专业的与会者,又可以活跃会展气氛.而营销主导的活动则是以盈利为主要目的,宣传为辅,它们可以为企业带来利益,为建立形象创造条件,所有许多参展商会选择这个形式参展,以此作为在参展商竞争中的亮点.综合型则更加普遍,因为两者兼顾,既可以为会展主办者省去投资费用,又可以起到相同的宣传作用.本文主要是从这个分类方法来分析会展中活动.

策划一个成功的活动,可以起到丰富完善展会的作用,活跃会展气氛,吸引更多的潜在参展企业与观众,总结活动共有七大功能:

丰富展会的信息功能.

扩展展会的展示功能.

强化展会的发布功能.

延伸展会的贸易功能.

吸引更多的潜在参展企业和潜在观众.

提升展会档次,扩大展会影响.

活跃展会现场气氛.

西博会作为一个75年历史的大型综合会展,2003年它选择了举行开幕式文艺晚会,开幕第二天又举办新颖的国际烟花大会为整个博览会的继续热场,期间丰富精彩的表演活动为博览会聚集了人气,做了个热闹又不失身份的开场,既在当时特殊的非典背景下,吸引到了潜在的观众,又为西博会将来综合发展奠定了基础.此后大型烟花会成为了西博会的开幕固定节日.

由于要与会展进行互动,大多数活动会选择与会展在同一场地举行,或者安排在相近的地点举办,西博会的烟花表演就固定选择在离主会场较近的西湖湖畔.若要举办小型活动则无需另外安排场地,无论如何都要确保活动既方便参观者,也对会展气氛产生积极影响.

二.大型会展活动策划的特点,内容和步骤

(一)大型会展中活动的定义与特点

在策划活动之前,首先要明确何为活动.