会议活动策划小细节中的大智慧

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一个小小的细节可能会让整个活动增彩添色，也有可能给整个活动带来永远的遗憾，甚至会带来不必要的经济上的损失，因为活动现场毕竟是一次性的，活动结束就是结束了，不可能再重新来一次，只能吸取经验教训，在下一次避免出现同样的错误。

著名的营销管理顾问汪中求先生在其畅销著作《细节决定成败》一书中讲了上海市地铁一、二号线的案例，读了让人感慨不已，原来细节的关注不仅是一种智慧的体现，还是企业节约运营成本、保证收支平衡的重要保证。

这个案例说的是，上海市地铁一号线是由德国人设计的，而地铁二号线是我们中国自己的设计师设计的，表面上看起来二者并没有什么不同，但是当两条地铁投入使用以后，才发现二号线有很多的细节疏忽，导致其运营成本远远高于一号线，甚至至今都未实现收支平衡。其中的一个细节说的是，地铁一号线的每一个室外出口都设计了三级台阶，要进入地铁口，必须踏上三级台阶，然后再往下进入地铁站，很多人开始的时候还不太理解认为这样做岂不是给乘客带来了不便，结果到了夏天一下雨，人们终于明白了这三级台阶的作用。因为上海市地处华东，地势平均高出海平面一点儿，到了夏天一下雨很多建筑物就会受困，而正是这三级台阶的设计，阻挡了雨水的倒灌，从而减轻了地铁的防洪压力，所以一号线的防汛设施几乎从未动过，而二号线因为设计师没有考虑到这个细节，经常在大雨天被淹，地铁被迫停运，造成了很大的经济损失。

还有一个细节，德国设计师根据地形、地势，在一号线的每一个地铁出口处都设计了一个转弯，很多人指责说，这样做不是增加出入口的麻烦和施工的成本吗?当二号线地铁投入使用后，人们才发现这一转弯的奥秘。其实道理很简单，如果你家里开着空调，同时又开着门窗，你一定会心疼你每月多付的电费。而就是这样一个小小的转弯，提高了空调的使用效能，省下了多少电，每天又省下了多少运营成本。可见注重细节是一个以小见大的举动，也是一种智慧的诠释。

新活动传媒也有过类似的经验教训。东盟博览会是新活动传媒已经服务了三届的老客户，对于这样一个政治性和规格都极高的国家级盛会，能够得到了主办方莫大的信任是件很骄傲的事情，但是上届东盟博览会就是因为一个细节的把握，最终留下了一个小小的遗憾。新活动传媒项目负责人后来评价这次活动时首先进行了自我批评，他认为这届博览会之所以留下遗憾，做得不够完美，是因为从某种意义上来说，我们缺失了一个总导演负责机制。

前面我们也说过，总导演的角色是要把所有的资源协调在一起，要与所有的部门和工种进行前期的沟通，而去年的东盟博览会，活动策划公司，这一点就做的不是很到位，去年东盟的理念是“红桥落鸥”，在开幕式最后一个环节，导演设计了一个标志性的动作，以体现一个伟大的寓意：十一个国家的领导人通过他们的推动连成一座友谊的红桥，为此，需要制作一个十一个领导人的启动装置，他们要通过按按钮来进行开幕式的剪彩。结果道具做出来送到现场以后导演才发现问题所在，因为这个道具设计师是一个左撇子，按照他的个人习惯，他就做了一个左撇子的道具，他自己推起来没有任何问题，一推上舞台突然发现方向反了，那样一个道具，按照正常的右手习惯的人的推法，显得特别别扭，而且观众看起来也会觉得很奇怪，但是，那个道具内部有很复杂的电路装置，在当时的情况下，已经没有时间再做较大的改动，不得已，只好找工作人员来协助领导人按开关的问题，最后领导人的剪彩几乎是在礼仪小姐的配合下才完成的。

你看，就因为一个道具，使整个开幕式舞台呈现看起来不那么完美，甚至可能成为整个开幕式的一个败笔，也给自己公司造成了一定的经济损失。尽管外界对整个开幕式的评价很高，所谓的差错也不影响全局，但是，对于一个严于律己的团队来说，“左撇子事件”是一次很好的教训，它时刻提醒团队的每个成员，要注重细节的重要性，认真做好自己职责中的每一件小事儿。有句话不是说的很好吗?“认真做事只是把事情做对，用心做事才能把事情做好。”而这正是一个好的活动运营公司最应该看中的品质和最应该追求的目标。