在大型的活动策划中应该详细分工，甚至要具体到人和需要完成的时间等，在上海活动策划中应该具体注意以下事项：
1、开幕式剪彩活动能免则免，确需安排剪彩活动的，剪彩人不宜多。为节约起见，应以彩带代替绸带；
2、大型上海活动策划还须设签到席，派专人负责签到；
3、开幕式宣布的出席活动领导人名不宜过多。在介绍“出席××活动的领导、贵宾”中，不应包括主办单位的领导人，应是外宾、外单位领导人。一般情况下各主办单位领导应排在宾客后面（主办单位领导是国家领导人的则应先报）；如有外国驻华大使参加的，其位置则应提前（因其是外国元首的代表）；
4、在开场称呼中，可按国际惯例称“女士们、先生们”，或“贵宾们、女士们、先生们”，后面不必再加“朋友们、同志们”；
5、 领导嘉宾需要事先联系好小的会议室，提前到者先引导到小会议室休息，活动正式开始时再引导入会场；
6、组织出国展览应事先进行市场调研，了解当地产品供需情况。参展企业和产品要有一定代表性，避免参展的同类产品互相压价竞争；
7、大型活动需事先制作议程PPT，一项议程一页PPT，字体大一点，可适当配相关图片，配合主持人介绍时播放议程PPT，注意电脑屏幕显示效果跟投影效果往往有较大差异，字体颜色和背景色间的对比可能需要调整；
8、开幕式主持人应以适当方式说明自己的身份（请礼仪小姐担任主持人除外）；
9、介绍招商项目时，不宜以我方预计生产规模及投资数作过于准确的描述，如“生产规模125万吨，预计投资1650万元”等。一是实际数字不可能如此精确，二是生产规模和投资额应与投资者商定；
10、确定开幕时间应充分考虑当地交通、气候及工作习惯等因素，开幕式尽量按原定时间举行，避免时间过长；
11、展出时，接待观众要热情、主动、耐心，不要在馆内扎堆聊天或摊位间相互乱串，出现摊位无人照管现象。展馆和展位应保持清洁，注意防火、防盗；
12、所借的音响设备必须事先调试，确保万无一失；如有必要，还要准备录音笔、mp3等现场录音设备（也须调试），并安排专人负责；
13、布展时应听从当地展览组织者的统一指挥，不要随意乱拉乱抢道具，摊位墙板不要用样本代替标准图片或文字说明。展品布置要注意展示和贸易效果，既不要因展品过少而使摊位空荡，也不要杂乱无章地堆放展品，搞“杂货铺”或“摆地摊”；
14、严禁携带假冒伪劣、侵犯知识产权等违禁品参展。要遵守展览规定，不违规零售展览样品，禁止出售清册外的样品和私人物品；
15、对外讲话中（含文件、资料），宜用“我国”、“中国政府”等；
16、一般至少需要提前2小时进入会场，留足布置会场的时间，与会人员需要提前半小时开始入场；
17、活动应及早筹划与确定。邀请国外、境外人士前来参加活动，至少于半年前发出邀请，寄送项目说明资料；
18、严格按展览规定的时间参展和撤展，不迟到，不早退；
19、考虑到翻译上的困难，讲话中避免使用国内工作中常用的缩略语或惯用语，如“三改一加强”、“扫黄打非”等）或引用古诗、谚语；
20、由多个机构共同举办的活动，要事先明确各自职责分工，避免多头指挥、多头对外；
21、如果现场需要播放ppt，需事先将所有需播放PPT拷入笔记本电脑，放至桌面文件夹，并按次序加前缀，需要事先调试投影仪位置，调试好分辨率等；
22、重要活动中，要适时提醒出席者关掉手机、寻呼机，或将其调至静音状态；
23、会务准备时列出物资清单为佳，同时派专人落实和保管，以免遗忘或者遗失；
24、讲话中“欢迎”“感谢”之类的句子要尽量归纳，以节省鼓掌时间。使用现场翻译时，应尽量控制场面，使讲话人与译员相配合，不要在中文讲完时中方人士立即鼓掌，应而在翻译完后中外双方共同鼓掌，以示对外宾的尊重；
25、研讨会不同于报告会，领导人讲话、主题演讲人不宜长篇发言。研讨会不应片面追求人数规模，而应主题明确，主持人和演讲人要有一定水平，能引起讨论。研讨会提问（含出访时对方介绍情况后提问），要尽量简明具体，不必多说客套话；
26、举办活动应本着讲求实效、突出特色的原则，避免雷同、重复；
27、拜访国外机构时，应提前进行联系、确认，说明拜访目的，一经确认，应如约赴会。拜访（含出席宴请）人数有增减，都应提前通知对方；
28、介绍地方或企业情况时，要突出重点，语言简练，一忌长篇大论，由古至今，人文地理，面面俱到；二忌数字堆砌（如有必要，可提供文字资料）；
29、活动结束后应该主动及时将新闻稿、照片和活动总结发送给相关负责人,并在BBS研会版上发贴总结并虚心听取大家意见；
30、议结束后清点物资并整理干净后才能离开现场，以免遗失所带的物资。
上海邦行广告有限公司www.ocmc.com.cn是一家专业的上海公关公司、上海庆典公司、上海会务公司、上海会务策划公司、上海庆典策划公司、上海会展公司、上海活动策划公司、上海活动公司、上海礼仪公司，公司核心成员具有多年4A广告公司、Top公关公司从业经验，与我们携手，让您的品牌更具价值。 |
|
|
|
